ชีวิตง่ายขึ้นด้วยเครื่องมือจัดการงานอย่างเป็นระบบ Yanado ใช้ได้ทันทีในบัญชี Gmail ของคุณ

ไม่ว่าคุณจะทำอาชีพอิสระหรือทำธุรกิจขนาดเล็กไปจนถึงขนาดกลางเครื่องมือจัดการงานอย่าง Yanado สามารถช่วยลำดับการทำงานสำคัญก่อนหลังและช่วยให้การวางแผนงานง่ายขึ้นภายใน Gmail ของคุณ

Yanado เป็นตัวขยายใน Chrome ที่คุณสามารถเพิ่มไว้ในบัญชี Gmail อีเมลของคุณเพื่อช่วยเปลี่ยนอีเมลงานหรือการสนทนาให้เป็นรายการงานที่ต้องทำและยังส่งออกหรือเชิญทีมหรือลูกค้าให้ทำงานร่วมกันหรือชมรายการงานได้ด้วยค่ะ

เปลี่ยนอีเมลงานของคุณให้เป็นรายการงานที่ต้องทำ

หากคุณยังไม่มีบัญชี Gmail คุณสามารถเปิดบัญชีได้ฟรีแล้วเพิ่มตัวขยาย Yanado ในอีเมลของคุณ ด้วยวิธีการใช้งานที่ง่ายและตรงไปตรงมาทำให้เครื่องมือเสริมตัวนี้เป็นที่สนใจและใช้งานกันมากทั่วโลกและเครื่องมือนี้ก็รองรับการใช้งานภาษาไทยด้วยค่ะ

วิธีการใช้งาน Yanado

1. ไปที่ Yanado แล้วคลิกสมัครใช้งาน ซึ่งเขามีแพ็จเกจให้เลือกใช้งานทั้งแบบฟรีและเสียค่าบริการรายเดือน แน่นอนว่าแบบฟรีย่อมมีข้อจำกัดในการใช้งานซึ่งก็ขึ้นกับความต้องการของคุณค่ะ เลือกตามชอบเลย

2. หลังจากลงทะเบียนและยอมรับให้เพิ่ม Yanado ในอีเมลของคุณแล้วจะเห็นแถบเครื่องมือแสดงด้านบนของหน้าต่างอีเมล ภายในแถบจะแสดงรายการงานทั้งหมด (All Tasks) รายการที่ต้องทำ (Todo List) และรายการงานที่คุณสร้างเพิ่ม (ในภาพเราสร้างงาน “อ่านบทความ” เพิ่ม) เมื่อคุณต้องการดูรายละเอียดของแต่ละรายการก็เพียงคลิกชื่อรายการนั้นๆ หรือจะไปที่หน้าต่าง Dashboard ของเขาเลยก็ได้เพียงคลิกที่เครื่องหมายเลื่อนลงตรงมุมขวามือ หรือจะปิดแถบเครื่องมือนี้ก็คลิกที่เครื่องหมาย x ตัวอย่างในภาพค่ะ

3. ในหน้า Dashboard ของ Yanado จะแสดงแถบเมนูตัวเลือกต่างๆ เริ่มจากแถบซ้ายมือสุดจะแสดงตัวเลือกงาน (Tasks), ตั้งค่า (Settings), จัดการทีม (Manage your team), ข่าวสารใหม่ๆ (What’s New?), ขอความช่วยเหลือ (Get help), และที่อยู่อีเมลของคุณ

ถัดมาเป็นแถบรายการงานทั้งหมด (All Tasks) และรายการที่ต้องทำ (Todo List) หากต้องการเพิ่มรายการใหม่ให้คลิกที่เครื่องหมาย + Add New List เมื่อคุณคลิกตัวเลือกไหนมันก็จะแสดงรายการที่คุณเพิ่มไว้ว่าอยู่ในขั้นตอนไหน ซึ่งเขามี 3 ขั้นตอน คือ

  • เปิด (Open) ใช้สำหรับเวลาที่คุณมีไอเดียใหม่ๆ หรือใส่รายการที่ต้องทำ
  • กำลังทำ (Doing) ใช้เพื่อใส่งานที่กำลังทำอยู่
  • ทำเสร็จแล้ว (Done) ใช้เพื่อใส่งานที่ทำจบแล้ว

พร้อมคีย์บอร์ด Short cut ที่ช่วยให้ทำงานง่ายที่แสดงไว้ด้านล่างสุดของหน้าต่างค่ะ

ในแถบคำสั่งด้านบนจะเห็น 5 เครื่องหมายตรงมุมขวามือ เครื่องหมายเหล่านี้มีไว้ช่วยคุณจัดการงานเพิ่มเติม อย่าง เชิญคนเข้าร่วม (Invite People), รายงาน (Reports), ตั้งค่ารายการ (List settings), ดูในรูปแบบรายการ (List View), กลับไปหน้าอีเมล (Collapse Yanado)

ในแต่ละขั้นตอนยังมีตัวเลือกเพื่มเติมเพื่อช่วยให้คุณส่งงานทั้งหมดไปยังผู้เกี่ยวข้องได้ง่ายๆ ในครั้งเดียว เช่น

  • มอบหมายงานทั้งหมดให้กับ (Assign all tasks to)
  • เปลี่ยนสถานะงานทั้งหมดเป็น (Change all tasks status to)
  • เปลี่ยนกำหนดเวลางานทั้งหมดเป็น (Change all tasks due date to)
  • ย้ายงานทั้งหมดไปยัง (Move all tasks to)
  • เพิ่มงานทั้งหมดไปที่มุมมองโฟกัส (Add all tasks to focused view)
  • ลบงานทั้งหมดในมุมมองโฟกัส (Remove all tasks from focused view)
  • จัดเก็บงานทั้งหมด (Archive all tasks)
  • ลบงานทั้งหมด (Delete all tasks)
  • เลือกงานทั้งหมด (Select all tasks)

ชมวิดีโอตัวอย่างด้านล่างค่ะ

วิดีโอตัวอย่างการเพิ่มงานและย้ายสถานะของงาน

วิดีโอตัวอย่างการเชิญคนเข้าร่วม

เพิ่มฟิลด์กำหนดเอง

ฟิลด์ที่กำหนดเองเป็นวิธีที่ดีในการขยาย Yanado และปรับให้เหมาะกับความต้องการของคุณ คุณสามารถใช้เขตข้อมูลที่กำหนดเองเพื่อเพิ่มข้อมูลเพิ่มเติมในงานต่างๆ เช่น (1) เวลาโดยประมาณ – ระยะเวลาที่คุณคิดว่าจำเป็นสำหรับงาน (2) เวลาที่สามารถเรียกเก็บได้ – จำนวนชั่วโมงที่คุณสามารถเรียกเก็บเงินจากลูกค้าสำหรับงาน หรือ (3) มูลค่าดีล – สำหรับพนักงานขายเพื่อแสดงรายได้ที่เกิดจากงาน เป็นต้น

หากคุณต้องการมากกว่าฟิลด์ที่เขามีให้คุณก็สามารถเพิ่มฟิลด์กำหนดเองได้ง่ายๆ เพียงทำตามขั้นตอนนี้ค่ะ

  1. ไปที่ List settings แล้วคลิก หน้าต่างป๊อปอัพจะปรากฏขึ้น
  2. ไปที่ Custome Fields
  3. คลิก + Add new
  4. ใส่ชื่อ Custome Fields ซึ่งจะปรากฏบนรายละเอียดของงาน
  5. เลือกชนิดของ Custome Fields
  6. เลือกว่าจะให้แสดงใน Card หรือ List view หรือทั้งสอง
  7. คลิก Create เพื่อสร้าง

นอกจากนี้คุณยังสามารถค้นหาได้ง่ายเพียงไปที่แถบเมนูด้านบนที่ Status คลิกลูกศรเลื่อนลงแล้วเลือก Status > Sort by (ชื่อฟิลด์ที่กำหนดไว้) ชมตัวอย่างในวิดีโอด้านล่างค่ะ

ส่งไฟล์ให้ทีมง่ายๆ จาก Google Drive

คุณสามารถแนบไฟล์ที่เกี่ยวข้องไว้ในรายการงานแต่ละรายการได้ง่ายๆ จาก Google Drive แล้วแชร์ให้กับทีม หรือจะใส่ลิงก์ก็ได้เช่นกันค่ะ

  1. คลิกเลือกงานที่ต้องการแนบไฟล์
  2. หน้าต่างใหม่จะเปิดขึ้นให้ใส่รายละเอียดต่างๆ เพิ่มเติมได้เช่น วันครบกำหนด, เขียนคำบรรยายเพิ่มเติม, หรือเพิ่ม Subtask
  3. ในช่องเขียนคำบรรยายเพิ่มเติม (Write your description here) จะมีตัวเลือกปรับแต่งอักษรเหมือนการใช้งาน Docs หรือ Word ทั่วไป และยังมีตัวเลือกเพิ่มไฟล์จาก Drive และใส่ลิ้งก์ด้วย

ตัวอย่างการแนบไฟล์จาก Drive ในรายการงาน

ใช้ Tag จัดหมวดหมู่งานและเหตุการณ์สำคัญที่ง่ายเมื่อค้นหา

บางครั้งคุณต้องการค้นหารายการงานต่างๆ ที่สำคัญๆ อย่างเร่งด่วน Tag จะสามารถช่วยให้การค้นหานั้นง่ายขึ้น เพียงคุณกำหนด Tag ในแต่ละงานที่เกี่ยวข้อง

เริ่มต้นให้ไปที่ List setting > Tags > + Add new > ใส่ชื่อแท็ก > กด enter เพื่อบันทึก

หากต้องการค้นหา Tags เพียงไปที่แถบค้นหาแล้วพิมพ์คำที่ต้องการ

การใส่ Tags ในรายการงานให้คลิกรายการงานนั้นจะปรากฏหน้าต่างรายละเอียดงาน พิมพ์ # ต่อจากชื่องานก็จะเห็นรายการ Tags ที่สร้างไว้แล้ว เลือก tags ที่ต้องการแล้วบันทึก (Save Comment) แล้วปิดหน้าต่าง

เมื่อต้องการค้นหา Tags ก็สามารถค้นหาได้ง่ายๆ ที่แถบเมนูด้านบนตรง Group by เลือก Tag

เชื่อมโยงกับแอปหรือเครื่องมือที่คุณโปรด

นอกจากคุณจะสามารถใช้งานภายในอีเมล Gmail แล้วคุณยังใช้งาน Yanado ได้บนเว็บและอุปกรณ์มือถือในระบบ Android และ iOS (เร็วๆ นี้)

คุณสามารถเชื่อมโยง Yanado กับแอปที่คุณโปรด อย่างเช่น Slack และ Zapier โดยไม่ต้องออกจากแอปนั้นๆ ทำให้ทำงานง่ายขึ้นโดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างแอปกับ Yanado

ก่อนปิดหน้านี้

หากคุณใช้ Gmail อยู่แล้วเครื่องมือนี้น่าจะเหมาะสมในการจัดการงานและช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้ราบรื่นขึ้นแม้ไม่ได้เจอกัน ลองเล่นเครื่องมือนี้ดูว่าน่าสนใจไหมและสามารถช่วยงานของคุณและทีมได้ดีหรือไม่นะคะ

อ่านเพิ่มเติม วิธีเสริมกลยุทธ์การตลาดด้วยเครื่องมือปัญญาประดิษฐ์ Artificial Intelligence Tools (ตอนที่ 6 AI + Content Marketing)

 

Advertisement

 

Advertisements

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out /  Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out /  Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out /  Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out /  Change )

w

Connecting to %s